お問い合わせを逃がさない!Gmail自動返信メール(不在通知)の設定方法 - ブラウザ版&アプリ版

2013年06月23日

gmail-out-of-office


ども、ピアノ教室管理人です。

今回はGmailでの自動返信メールの設定方法をご紹介します。
(・∀・)ノ



ピアノ教室へのメールやフォームによるお問い合わせの受信を、ご自分のGmailにされている方も多いんじゃないでしょうか。


便利ですもんね、Gmail。^^




でもお問い合わせが来たからって、受信直後にマッハ速攻で返信できるわけではありません。

外出中だったり、レッスン中、旅行中、帰省中など、スグに返信できない場合だってたくさーんあります。

そんなとき、Gmailの「不在通知」の機能を使えば、とっても簡単に自動返信メールが送れちゃいますよ。




この記事の目次
  1. Gmail自動返信メール(不在通知)設定方法 - ブラウザ版

  2. Gmail自動返信メール(不在通知)設定方法 - アプリ版

  3. その他



ではまずWebブラウザ版Gmailでの自動返信メールの設定方法から見ていきましょう。




Gmail自動返信メール(不在通知)設定方法 - ブラウザ版



Gmailの歯車ボタンをクリック

▲まずGmailにログインしたら右上にある歯車ボタンをクリックします。




「設定」をクリック

▲開いたメニューから「設定」をクリック。




「全般タブ」の「不在通知」

▲設定ページの「全般タブ」を選び下の方にスクーロルしていくと、「不在通知」の設定欄があります。




Gmail「不在通知」の設定

▲「不在通知」の設定欄を設定していきましょう。
  1. 不在通知ONにします

  2. 開始日を設定します。(初期設定は今日になっているはずです。)
    終了日は記入しなくてもいいでしょう。

  3. 件名を入力します。
    件名は自動返信メールの題名にもなりますので、よく考えて記入しましょう。

  4. メッセージ欄に自動返信メールの本文を記入します。(下記の6.も参照)

  5. 「連絡先リストのメンバーにのみ返信する」のチェックマークは外しておきます。
    はじめてお問い合わせして頂く方、つまりメンバー以外への自動返信メールですからね。




メッセージ欄は「テキスト形式」で

▲メッセージ欄にメール本文を記入する際、リッチテキスト形式だと携帯メールの方など何か支障が出るかもしれませんから「テキスト形式」で書いたほうが無難です。




「変更を保存」

▲記入が終わったら、下の「変更を保存」をクリックして設定終了です。




Gmailの上部に「件名」

▲「不在通知」の設定が完了すると、Gmailの上部に先ほど記入した「件名」と、「今すぐ終了」と「不在設定」というリンクが表示されます。






Gmail自動返信メール(不在通知)設定方法 - アプリ版


続いてアプリ版Gmailでの自動返信メールの設定方法です。

Gmail公式アプリにはiOS版とAndroid版がありますか、今回はiOS版でご紹介します。
写真はiPhone3GS、iOS5.1.1、Gmailバージョン2.3のものになります。



gmail-out-of-office08.jpg

▲Gmailアプリにログインしたら、左上にある三本線マークをタップします。




gmail-out-of-office09.jpg

▲次に右上の歯車マークをタップ。




gmail-out-of-office10.jpg

▲設定画面が現れるので、「不在通知」のボタンを右にフリック。




gmail-out-of-office11.jpg

▲「不在通知」ボタンがON(青)になって、設定項目が現れます。




gmail-out-of-office12.jpg

▲設定項目を入力していきます。
  1. 開始日を設定します。(初期設定は今日になっているはずです。)
    終了日は記入しなくてもいいでしょう。

  2. 件名を入力します。
    件名は自動返信メールの題名にもなりますので、よく考えて記入しましょう。

  3. メッセージ欄に自動返信メールの本文を記入します。

  4. 「連絡先リストのメンバーにのみ返信する」はOFF(灰色)のままで。
    はじめてお問い合わせして頂く方、つまりメンバー以外への自動返信メールですからね。

  5. 設定が終了したら保存ボタンをタップ。


以上です。




※ブラウザ版と違いアプリ版では「不在通知」がONになっていても、アプリ上のどこにも何も表示が出ません。(ブラウザ版には表示されます。)

※Gmailはブラウザ版とアプリ版とで連携しています。どちらか一方で設定すれば、ブラウザ版とアプリ版両方に反映されます。






必ずテストして確認しましょう


「不在通知」を設定したら自分の他のメールアドレス、たとえば携帯メールなどからGmail宛にメールを送信してみてテスト&確認しておきましょう。


ちなみに、「不在通知」の設定期間であっても、普通にメール送信できました。
「不在通知」をいちいち解除する必要はなさそうです。^^


今回は「お問い合わせに」対する自動返信メールの設定ですので、個人的に使っているGmailアドレスとは別にしておいたほうがいいでしょう。

そうしないと友人知人にも不在通知を自動で返信しちゃうことになりますからね。




なおこの記事は「スピードが命!設定するだけで自動的にお問い合わせからの成約率を上げる2つの方法 | ピアノ教室 ノウハウポスト♪」のサポート記事です。

それではまた。
(´∀`*)ノシ バイバイ


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