お問い合わせを逃がさない!Outlook Express自動返信メールの設定方法

2013年06月24日

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お問い合わせを逃さないための自動返信メール
今回はご存知、Microsoft『Outlook Express』です。
(・∀・)ノ



ども、ピアノ教室管理人です。


何だかんだ言っても、未だに使っている方も多いんじゃないかと思います。
(管理人は・・・使ってます。ホントはThunderbirdに乗り換えたい。^^;)

※その後無事に乗り換えたった。




この記事の目次
  1. まず自動返信メールの本文を作っておこう

  2. メールのメッセージルールを設定しよう

  3. その他


ではまずコレから作っておきましょう。




まず自動返信メールの本文を作っておこう


まずお問い合わせメールを受信したときに自動で返信するメールの内容を、あらかじめ作っておきます。


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▲当たり前ですが、Outlook Expressを立ち上げます。^^;




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▲左上の「メールの作成」をクリックして、新規メールを作成します。




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▲新規メールに自動返信メールの本文、というか雛形、テンプレートを書いておきます。

記入するのは
  • 送信者
    (メールアカウントが複数ある場合は、問い合わせ用のメールアカウントを指定しておく。)

  • 件名

  • メールの本文

宛先はお問い合わせして頂いた方のメールアドレスになりますので、記入不要です。




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▲書き終えたら保存します。
メニューから[ファイル]-[名前を付けて保存(A)...]を選択。




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▲パソコンの任意の場所に保存しておきます。

上記の写真では[マイドキュメント]の中に「OutlookExpress自動返信メール」というフォルダを作って、その中に保存しています。


以上で、自動返信メールの本文が出来ました。
次にお問い合わせが来たときのOutlook Expressの自動処理を設定していきます。






メールのメッセージルールを設定しよう


Outlook Expressには、メールを受け取ったときの自動処理を設定できる「メッセージ ルール」という便利な機能がありますので、それを利用して自動返信メールを設定していきます。


outlookexpress-out-of-office06.jpg

▲Outlook Expressのメニューから[ツール]-[メッセージ ルール(R)]-[メール(M)...]を選択。




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▲「新規のメール ルール」というウインドウが開きます。

「宛先にユーザーが含まれている場合」にチェックマークを入れます。
「ユーザーが含まれている」をクリックします。




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▲「ユーザーの選択」というウインドウが開きます。

お問い合わせを受信するメールアドレスを記入し、「追加」ボタンをクリック。

※都合によりモザイク入れてます。^^;




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▲下の欄に記入したメールアドレスが追加されたら、「OK」ボタンをクリック。




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▲写真の↑の部分に先程記入したメールアドレスが追加されています。




ここまでの設定で、「このメールアドレスにメールが来たときは...」といいう条件を設定したことになります。

次に「そのときはどうするか?」という処理を設定していきます。




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「指定したメッセージで返信する」にチェックマークを入れます。

「指定したメッセージ」をクリックします。




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▲あらかじめ作成・保存しておいた自動返信メール本文を選択して「開く」ボタンをクリック。




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▲返信するメールが設定されました。




これで「このメールアドレスにメールが来たときは...」といいう条件に対して「このメールで返信する」という自動処理を設定できたことになります。




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▲最後にこの自動処理のルールに任意の名前を付けて保存しておきましょう。




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▲新しいルールが出来上がりました!


これでOutlook Expressでのお問い合わせに対する自動返信メールの設定が完了です。
お疲れさまでした。^^




ちゃんとテスト&確認しておきましょう


何でもそうですがお客さまからのお問い合わせフローや自動処理は、必ず自分でテストして上手くいくかどうか確認しておきましょう。

たとえばルールで指定した受付用メールアドレス宛に携帯メールを送信してみてテストしてくださいね。


当然のことながらOutlook Expressというメールソフトは、Gmailのようなクラウド型のメーラーと違い、連携や同期、共有という概念がありません。

なので複数のパソコンでOutlook Expressを使っている場合、それぞれのパソコンのOutlook Expressに同じ設定をしてしまうと、複数の自動返信メールがお問い合わせして頂いた方に送信されてしまいますので気をつけましょう。


また今回は「お問い合わせに」対するOutlook Expressでの自動返信メールの設定ですので、個人的に使っているメールアドレスとは別の受付専用のメールアドレスを用意しておいたほうがいいでしょう。

そうしないと友人知人にも自動返信メールを返信しちゃうことになりますからね。




最後。

とても重要なことですが、Outlook Expressはパソコン上のソフトウェアですので、パソコンが立ち上がっていてなおかつ、Outlook Expressも起動している状態でないと、上記の自動返信メールは作動しません。

あしからず...。




なおこの記事は「スピードが命!設定するだけで自動的にお問い合わせからの成約率を上げる2つの方法 | ピアノ教室 ノウハウポスト♪」のサポート記事です。

それではまた。
(´∀`*)ノシ バイバイ


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