お問い合わせを逃がさない!エックスサーバー(XSERVER)自動返信メールの設定方法

2013年06月26日

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お問い合わせを逃さないための自動返信メール
今回はレンタルサーバではオススメ度No.1の『エックスサーバー(XSERVER)』の巻。
(・∀・)ノ



ども、ピアノ教室管理人です。


メールによる直接のお問い合わせに対して自動返信メールを送信するには、メールソフトやWebメールクライアントで設定する方法もありますが、ISPサーバー側で設定する方法もあります。

エックスサーバーには最初からこの自動返信メール機能が提供さていますから、これを使わない手はありませんよね。


なおエックスサーバーは「自動返信」ではなく、「自動応答」と呼んでいます。




エックスサーバー(XSERVER)自動応答メールの設定方法


まずはエックスサーバーにログインします。って当然ですよね。^^;


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▲IDとパスワードでログイン。




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▲次は「サーバーパネル」のログインをクリック。




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▲「サーバーパネル」に来ました。
もし必要なら左下の「設定対象ドメイン」で、これから自動返信メールを設定するメールのドメインを選択しておきましょう。


で、真ん中上部の「MAIL」の項目に注目。




xserver-out-of-office03.jpg

▲「MAIL」の項目の中にある「自動応答設定」をクリックします。




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▲「自動応答設定の追加」をクリック。

※自動応答設定が追加されるとこのページに一覧として表示されます。




xserver-out-of-office05.jpg

▲自動応答の設定項目を記入していきましょう。
  1. メールアドレス:
    ここで選択したメールアドレス宛に届いたメールに対して、自動応答メールを送信します

  2. 送信者名:お教室名でOKかと

  3. 件名:自動応答メールの件名になります

  4. 本文:自動応答メールの本文になりますから、過不足なくしっかり書いておきましょう

記入が終わったら右下の「自動応答設定の追加」ボタンをクリック。




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▲「自動応答設定の追加を完了しました。」と表示されます。




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▲設定が完了すると「自動応答の設定の一覧」に表示されるようになります。


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▲自動応答の設定内容を変更したいときは「編集」ボタンをクリック。
設定を削除したいときは「削除」ボタンをクリックすればいつでも可能です。




補足:エックスサーバー自動応答メール


若干補足します。

メールアドレスを追加するには?


まだメールアドレスを作っていない、もしくは別途自動応答用にメールアドレスを作りたい場合は、サーバーパネルの「メールアカウント設定」からいくつでも作ることができます。

xserver-out-of-office09.jpg


自動返信メールの重複に注意しよう


もしホームページ内にお問い合わせ方法として
  • お問い合わせフォーム

  • お問い合わせ用メールアドレス

を両方記載している場合は自動返信メールの重複送信に注意しましょう。

xserver-out-of-office10.png

「お問い合わせフォーム」に設定しているあなたへの通知用メールアドレスと、「お問い合わせ用メールアドレス」が一致していると、「お問い合わせフォームのサーバー」と「エックスサーバーの自動応答設定」がそれぞれ別個に自動返信メールをお客様に送信してしまいます。

もしメールソフト側でも自動返信メールを設定していると、3つも重複して送信してしまいます。

メールアドレスを分けるなど、お客様の迷惑にならないような対策が必要ですね。




なおこの記事は「スピードが命!設定するだけで自動的にお問い合わせからの成約率を上げる2つの方法 | ピアノ教室 ノウハウポスト♪」のサポート記事です。

それではまた。
(´∀`*)ノシ バイバイ


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