お問い合わせを逃さないための自動返信メール。
今回はレンタルサーバではオススメ度No.1の『エックスサーバー(XSERVER)』の巻。
(・∀・)ノ
ども、ピアノ教室管理人です。
メールによる直接のお問い合わせに対して自動返信メールを送信するには、メールソフトやWebメールクライアントで設定する方法もありますが、ISPサーバー側で設定する方法もあります。
エックスサーバーには最初からこの自動返信メール機能が提供さていますから、これを使わない手はありませんよね。
なおエックスサーバーは「自動返信」ではなく、「自動応答」と呼んでいます。
エックスサーバー(XSERVER)自動応答メールの設定方法
まずはエックスサーバーにログインします。って当然ですよね。^^;

▲IDとパスワードでログイン。

▲次は「サーバーパネル」のログインをクリック。

▲「サーバーパネル」に来ました。
もし必要なら左下の「設定対象ドメイン」で、これから自動返信メールを設定するメールのドメインを選択しておきましょう。
で、真ん中上部の「MAIL」の項目に注目。

▲「MAIL」の項目の中にある「自動応答設定」をクリックします。

▲「自動応答設定の追加」をクリック。
※自動応答設定が追加されるとこのページに一覧として表示されます。

▲自動応答の設定項目を記入していきましょう。
- メールアドレス:
ここで選択したメールアドレス宛に届いたメールに対して、自動応答メールを送信します - 送信者名:お教室名でOKかと
- 件名:自動応答メールの件名になります
- 本文:自動応答メールの本文になりますから、過不足なくしっかり書いておきましょう
記入が終わったら右下の「自動応答設定の追加」ボタンをクリック。

▲「自動応答設定の追加を完了しました。」と表示されます。

▲設定が完了すると「自動応答の設定の一覧」に表示されるようになります。

▲自動応答の設定内容を変更したいときは「編集」ボタンをクリック。
設定を削除したいときは「削除」ボタンをクリックすればいつでも可能です。
補足:エックスサーバー自動応答メール
若干補足します。
メールアドレスを追加するには?
まだメールアドレスを作っていない、もしくは別途自動応答用にメールアドレスを作りたい場合は、サーバーパネルの「メールアカウント設定」からいくつでも作ることができます。

自動返信メールの重複に注意しよう
もしホームページ内にお問い合わせ方法として
- お問い合わせフォーム
- お問い合わせ用メールアドレス
を両方記載している場合は自動返信メールの重複送信に注意しましょう。

「お問い合わせフォーム」に設定しているあなたへの通知用メールアドレスと、「お問い合わせ用メールアドレス」が一致していると、「お問い合わせフォームのサーバー」と「エックスサーバーの自動応答設定」がそれぞれ別個に自動返信メールをお客様に送信してしまいます。
もしメールソフト側でも自動返信メールを設定していると、3つも重複して送信してしまいます。
メールアドレスを分けるなど、お客様の迷惑にならないような対策が必要ですね。
なおこの記事は「スピードが命!設定するだけで自動的にお問い合わせからの成約率を上げる2つの方法 | ピアノ教室 ノウハウポスト♪」のサポート記事です。
それではまた。
(´∀`*)ノシ バイバイ
【オヌヌメ】